Tình huống sổ sách và báo cáo

 1.      Tình huống sai sổ sách và bảng

 

TT

Tình huống

Cách xử lý

Tình huống số dư

1.       

Số dư đầu năm nhập không đúng

-       Nhập Số dư vào cả TK cấp I lẫn TK cấp II, dẫn đến Số dư gấp đôi trong sổ

Cách tìm lỗi: kiểm tra lại số dư đầu năm của TK

-       Chưa vào “Nhập chi tiết số dư”, dẫn đến sổ kế toán chi tiết, báo cáo không thể hiện số dư.

Cách tìm lỗi: kiểm tra lại “Nhập chi tiết số dư” số dư đầu năm của TK

- “Tổng dư nợ” # “Tổng dư có”, dẫn đến Bảng cân đối TK bị sai, “Số dư đầu kỳ”, “Số dư cuối kỳ” cột Nợ/Có không cân.

2.       

Nhập số dư sai

1.   Tình huống 2:

-       Tài khoản có số dư Có khi vào “Nhập CT số dư” để khai báo chi tiết cột số tiền, không nhập bên Có ( Dư Có) mà gõ nhầm bên Nợ ( Dư Nợ) dẫn đến Sổ chi tiết và các báo cáo liên quan đến TK đó không có số liệu.

* Giải pháp: Bấm nút “ Nhập CT số dư” trên đúng TK đó, đưa lại số tiền về bên Có.

2.   Tình huống 3:

-       Tài khoản có số dư chi tiết ( TK cấp II, cấp III . . .) chỉ nhập chi tiết số dư vào thẳng chi tiết đó, trường hợp nhập vào TK cấp I và cấp II (chi tiết) dẫn đến Sổ chi tiết, bảng cân đối TK số dư TK cấp I sẽ nhân lên gấp đôi.

* Giải pháp: Xoá số liệu dòng TK cấp I.

3.   Tình huống 4:

-       Nhập Tổng dư Nợ khác Tổng dư Có dẫn đến Bảng cân đối TK “Số dư đầu kỳ, cuối kỳ” không cân.

* Giải quyết: Vào lại phần “Nhập số dư” nhập bổ sung hoặc sửa trực tiếp số dư TK sai.

 

3.       

Trong kế toán chủ đầu tư tài khoản 112 gặp rất nhiều trường hợp phải chi tiết  số dư đầu năm như: TK 112 Tiền gửi chi phí đầu tư ,TK 112 Tiền gửi chi phí ban, TK 112 Tiền gửi bảo hành công trình

Khi kết xuất bảng cân đối hoàn toàn chính xác nhưng sổ tiền gửi kho bạc thì tài khoản chi tiết không lên được . Ta vào màn hình số dư đầu năm kiểm tra lại tài khoản tiền gửi rồi vào chi tiết số dư  tiền gửi xem trường “số ghi” tài khoản đã hiện lên tài khoản chi tiết cần tìm chưa . Nếu chưa có thì gõ tên tài khoản chi tiết vào.

4.       

Số tiền gửi, số dư đầu năm không len sổ mặc dù đã nhập chi tiết

Trong khi nhập số dư đầu năm cho TK 112 trong chi tiết ở cột đầu tiên – SG phần này PM tự động cập nhật là 112, nhưng kế toán đã tự ý sửa đổi nên khi tạo sổ  không lên số dư.

5.       

Khi nâng cấp PM sau đó chạy PM và tạo bảng cân đối thì thấy số dư dự toán ở kho bạc nằm bên có

Vào số dư đầu năm đến TK 008 bấm vào chi tiết số dư thoát ra bấm vào tính lại tổng số dư thoát ra tạo lại bảng cân đối thì số dư trở về bên nợ

6.       

Khi in bảng cân đối TK KT 461 và 661 không nhảy dữ liệu vào cột số dư cuối kỳ

Ta vào Kế toán/ số dư đầu năm và tìm đến TK 461, 661 đánh số 0 vào cột dư nợ hoặc dư có của 2 Tk này, Sau đó bấm vào nút tính lại tổng số dư rồi thoát ra và kết xuất lại là đựơc

7.       

Khi đã tách các loại TK cấp 2 và cấp 3 theo số dư nhưng khi kết xuất bảng cân đối TK nhưng TK đó không xuất hiện

Vào Kế toán./ số dư đầu năm. và tìm đến những TK vừa mới tách đánh số 0 vào cột dư nợ hoặc có của những TK này sau đó bấm vào nút tính lại tổng số dư rồi thoát ra và kết xuất lại là được.

    Tình huống nhập chứng từ và chi tiết

1.

Nhập sai trường “Ngày tháng ghi sổ”

+ Sai tháng dẫn đến số liệu nhảy sang tháng khác khi tạo Sổ chi tiết hoặc Sổ tổng hợp, Sổ cái

+ Sai năm: VD: Năm 2004 gõ nhầm 2005 dẫn đến số liệu của chứng từ này không thể hiện phần phát sinh trong sổ Kế toán, báo cáo mà nhảy vào số dư đầu năm của Bảng cân đối TK.

            * Giải pháp: mở chức năng “Tra cứu chứng từ”, không chọn tiêu chuẩn Tra cứu, bấm “Tra cứu”. Tìm các chứng từ sai đó tại màn hình “ Nhập CT” sửa lại thời gian.

2.

Không có số liệu trong sổ Kế toán hoặc các báo cáo tài chính

Do chưa khai báo đứng các yêu cầu khi tạo sổ hoặc báo cáo.

VD1: Kết xuất “Sổ quỹ tiền mặt” tháng 03 năm 2004 nhưng thời gian lại để tháng 01 năm 2004.

VD2: Báo cáo “Tình hình kinh phí sử dụng”, khai báo không đúng cột, loại khoản, nguồn kết xuất hoặc thời gian kết xuất . v. v

3.

Trong báo quyết toán phần II yêu cầu thể hiện mục 100 của lương và mục 100 của công đoàn (PM KTHC)

- Vào hệ thống của chương trình, vào danh mục phân loại nhóm mục-mục thêm vào mục 100cd. Khi nhập chuyển trả công đoàn thì chọn mục 100cd

4.

- Đơn vị có rất nhiều nguồn do đó muốn theo riêng từng nguồn và các tài khoản cũng vậy (PM KTHC)

- Trước tiên với mỗi nguồn thì tạo ra một vùng kế toán riêng biệt (VD: KHNS, KHDP..)

- Thứ hai tương ứng với mỗi nguồn thêm vào các tài khoản tương ứng(VD: 111NS, 461NS, 661NS, 111dp, 461dp, 661dp....)

5.

Trong chương trình dự án có rất nhiều nguồn, do đó đơn vị thêm vào phân loại nguồn là vốn viện trợ, vốn vay, vốn đối ứng để kết xuất quyết toán phân biệt được các loại nguồn nhưng khi lên đối chiếu dự toán thì chương trình không hiểu các nguồn trên (PM KTHC)

Vào danh mục phân loại nguồn thêm vào chữ ngân sách trước các loại nguồn của đơn vị đã thêm ( VD: Vốn viện trợ thì sửa thành Ngân sách vốn viện trợ, vốn vay thì sửa thành ngân sách vốn vay

6.

Đơn vị muốn theo dõi riêng hai nguồn kinh phí tự chủ và kinh phí không tự chủ trong báo cáo “Chi tiết kinh phí hoạt động” và các báo cáo khác.

Trong phần hệ thống, tiến hành tách nguồn hoạt động thành hai nguồn đó là: Ngân sách địa phương – Tự chủ và Ngân sách địa phương – Không tự chủ.

Khi đó trong quá trình nhập chứng từ ta phải xác nhận đúng từng nguồn.

7

Kết  xuất theo các tiêu thức chọn không  được, khi kết xuất các sổ chi tiết như sổ chi tiết nguyên vật liệu không đúng

Do quên không nhập các trường trong báo cáo chi tiết hay do tự đánh mà không chọn từ trường combo , Để khắc phục tình trạng trên ta vào kế toán chi tiết sau đó tra cứu theo chế độ đó  và sửa lại không bỏ trống trường nào.

8

Kế toán doanh nghiệp khi hạch toán tài khoản hao mòn tài sản dùng tài khoản 214 thì lên bảng cân đối kế toán thì không lên số lịêu

Hướng dẫn khách dùng PM thì hạch  toán tài khoản hao mòn chi tiết như 2141 Hao mòn TSCĐ Hữu hình , 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính .thì bảng cân đối kế toán mới lên đúng.

9

Khi kết xuất báo cáo chi tiết chi hoạt động bị sai số tiền sau khi kiển tra toàn bộ số lịêu đều  đúng

Hướng đẫn khách là khi kiển tra chú ý số hiệu chứng từ , ngày  tháng chứng từ , ngày tháng ghi sổ có trùng nhau không ? Nên tránh không cho trùng nhau và còn hướng dẫn khách vào chứng từ “ xoá chi tiết thừa”

10

Báo cáo theo nhiều nguồn, theo CLK

Vào hệ thống/Phân loại nguồn ---> Tách phân  loại nguồn thành nhiều lọai khác nhau, chủ yếu là theo CLK

Kế toán cơ bản và phân vùng làm việc

1.

Khi in nhật ký-sổ cái bị thiếu rát nhiều tài khoản (trường hợp đơn vị sử dụng trên 13 tài khoản) (PM KTHC  -  PM KTCD)

-          Vào nhật ký – sổ cái kết xuất lần một thì chọn từ 001 cho tới 662(Vd: tài khoản cuối cùng là 511)

- Sau đó coi tài khoản cuối cùng là gì thì kết xuất lần hai lấy tài khoản hơn tài khoản cuối cùng một đơn vị và chọn tới tài khoản 662( kết xuất từ 511NS tới 662)

2.

“Sổ chi tiết các khoản phải trả”, “Sổ tiền gưỉ”, “Sổ quỹ tiền mặt”: Trong qúy 1 năm 2006 Có “số dư mang sang” bằng đúng số tiền trên 01 hoặc nhiều chứng từ PS trong kỳ cộng lại. Mà thực tế các sổ này không có SD đầu ký

Do KT nhập ngày tháng ghi sổ của 01 hoặc nhiều chứng từ PS trong Q1/2006 liên quan đến các TK 331, TK 111, TK 112 nhưng lại khai báo nhầm thành năm 2005 hoặc những năm trước đó. Ta hãy làm như sau: Vào  Kế toán/ tra cứu CT/ Chứng từ KT/Ngày chứng từ - đến 01/01/2006 rồi bấm “Tra cứu” rồi nhìn xuống phần KQ tra cứu sửa từng chứng từ sai đó

3

Bảng cân đối tài khoản khi kết xuất không  cân sai số lịêu

Hướng dẫn khách  vào tra cứu, kiểm tra chứng từ sau đó chọn tiêu thức cần kiểm tra , như định khoản sai , ghi sai số tiền , hay khi kết xuất bảng cân đối  chọn theo đúng  tiêu thức như chọn sai ngày tháng........

4

Đặt thù riêng của huyện Tân Thành Vũng Tàu : Khi nhập chứng từ khách hành chia làm 04 nguồn . NGuồn NS khoán bổ sung , Nguồn NS khoán giao , Nguồn NS không khoán bảo sung , Nguồn NS không khoán giao .khi ra bảng báo cáo chi hoạt động phải hiện ra 04 nguồn . Nhưng khi kết xuất bảng Tổng hợp tình hình kinh phí thì chia làm 02 nguồn là nguồn NS giao và nguồn NS bổ sung

Đã trao đổi với người cán bộ  là làm tay thì rất vất vả còn làm theo Phần mềm thì chỉ copy thành 02 vùng dữ liệu  sau đó vào tra cứu nguồn  kinh phí , chi hoạt động , tạm ứng kho bạc và chỉ cần sửa lại trong vòng 10p  thì sẽ được và cũng hướng dẫn cách sửa cho khách.

Tiền mặt, tiền gửi

1.

“ Sổ qũy tiền mặt – số dư đầu năm” hiện ko đúng số liệu thực tế nhập “ số âm” và “ cột chi “ trong tháng lại thiếu số liệu.

Nguyên nhân là do kế toán nhập sai trường”ngàytháng”  của 01 chứng từ  phiếu chi.

Cách giải quyết là vào chức năng” Tra cứu CT” tra cứu TK Có 111 ko chọn tiêu chuẩn thời gian để tìm đến Ct nhập sai đó. Sau đó sửa lại “ ngày tháng” chứng từ đó trên màn hình nhập là được.

2.

Sổ quỹ TM trong tháng 02/2006 thừa ra 785632đ.

(PM KTTC)

Phân tích dữ liệu: Chứng tỏ liên quan đến TK Nợ 111 hoặch Có 111. Vậy ta phải kiểm tra các phiếu thu và phiếu chi

Cách sửa: Từ phân tích DL thấy khách hàng thiếu bút toán chi lương. Khách hàng hạch toán như sau: Nợ 661/ Có 334 : 785632 nhưng lại thiếu bút toán xuát quỹ TM để chi lương Nợ 334/ Có 111: 785632

Tài sản cố định

1.

Các sổ sách của TSCĐ như: Kiểm kê TSCĐ, Bảng tính hao mòn .... bị sai. Khi cuối năm các đơn vị tính khấu hao và thanh lý cho các TSCĐ (PM KTHC)

Phân tích dữ liệu:

Do khách hàng nhập chi tiết phần “số hiệu TSCĐ” của số dư đầu năm giữa TK 211 và TK 214 không trùng nhau.

VD: Bộ Máy VT pentium4 năm 2003 với giá 12tr. Đến hết năm 2005  khấu hao còn 10,8tr , vậy đã hao mòn 1,2tr. Khi k/hàng nhập số dư năm 2006 lại nhập số hiệu của phần tài sản TK 211 là “VTP4a” còn phần hao mòn TK 214 thì số hiệu lại là “VT”. Vì vậy khi máy tự động tính khấu hao thì phần khấu hao luỹ kế sẽ sai.

Cách sửa:

Vậy nên HD khách nhập cho đúng “số hiệu” đã ký hiệu cho TS ở phần chi tiết của TK 211 và TK 214 thế là được.

2.

Khi thanh lý một phần giá trị TSCĐ thì phần mềm lại thanh lý tất cả giá trị TSCĐ đó. Do vậy sổ TSCĐ bị sai.

 

Ta vào phần nhập nguyên giá của TSCĐ cần thanh lý một phần đó. Tách TS này ra thành 02 tài sản có nguyên giá tương ứng với 01 phần thanh lý và 01 phần để lại.Tương tự tách hao mòn luỹ kế của TSCĐ đó ra thành 02 phần. Khi thanh lý ta chỉ việc chọn một trong 02 phần đã tách của TSCĐ đó.

3.

Kết xuất “ Sổ TS” số liệu lại thể hiện trong một tổng, nhóm tài sản – Ví dụ là: Bàn ghế XH mà ko chi tiết ra từng loại tài sản .

Nguyên nhân là do khi nhập chi tiết từng loại TS. Kế toán khai báo tên tài sản trùng nhau mà không đặt tên khác nhau theo năm sử dụng hoặc giá trị tài sản.

Cách giải quyết là vào lại chi tiết TK 211, TK 214 khai báo lại tên TS tại trường “ Tên TSCĐ”

4.

Tạo Bảng kiểm kê tài sản số liệu không lên

 

Là do khi chi tiết tài khoản bên trong thừa dòng trống hay số dư đầu năm chi tiết số dư bi thừa dòng trống. Vào chi tiết xáo dòng trống đi tạo lại là lên.

Kế toán công nợ

1.

“Sổ khoản phải trả cho người bán”: một đối tượng người bán xuất hiện nhiều lần. Số tiền cột tổng PS nợ hoặc PS Có không đúng

(PM KTDN)

Kiểm tra chi tiết Nợ hoặc Có TK 331. Kế toán khai báo trường Người bán một lần rồi nhưng khi phát sinh đối tượng người bán này lần thứ 2 thì không chọn trong danh mục có sẵn mà tự gõ tên theo kiểu khác. VD Lần trước viết chữ in hoc, lần này viết chữ thường.Ta tìm và sửa lại giống khai báo ban đầu là được

Tình huống KTCD

1.

Đơn vị muốn quản lý các dự án theo nhóm dự án, cụ thể trong tổng dự án ADB có nhiều dự án khác nhau.

Tiến hành tách mã số dự án. Ba só đầu tiên vẫn là mã só dự án, ba số tiếp theo vẫn là mã số công trình, ba số cuối cùng là mã số tổng dự án. Cụ thể 001.001.ADB; 002.002.ADB,vvv....Khi đó ta sẽ theo dõi được từng nhóm các dự án.

2.

Vấn đề đặt ra là các BQLDA trước năm 2005 tất cả các loại chi phí đều đưa vào xây lắp mà chưa tách ra được chi phí đó thuộc giai đoạn nào và hầu hết chưa có đủ chứng từ.

 

Cách giải quyết đó là trong “danh mục chi tiết chi phí” ta tiến hành tạo thêm một danh mục chi tiết chi phí mới trong “GĐ thực hiện đầu tư” với nội dung “Chi phí chưa xác đinh”, khi nào có đủ chứng từ và xác định được từng khoản chi phí thì ta tiến hành tách chi phí đó ra.

3.

“ Sổ chi phí Ban “ xuất hiện cột “ Error” ko ró lý do tại sao?

Là do khi nhập chi tiết TK 642

đã để thừa hàng chi tiết trắng

Cách giải quyết là vào phần” Nhập kiểm tra chi tiêt – Chi phí ban” xóa hết những dòng chi tiết thừa,trắng đó.

4.

“ Sổ chi phí Ban “ ko hiện số liệu một cột “ nội dung chi phí- VD: Chi bên A” đã có nhập trong chi tiết TK 642.

Nguyên nhân là do một chi tiết

chi phí ban đó chưa được khai báo trong Hệ thống/ danh mục chi phí do vậy nội dung chi phí đó ko thấy hiện trong sổ “ Chi phí ban”

Cách giải quyết là vào Hệ thống khai báo nội duing chi phí đó sau đó khi nhập chi tiết TK 642 hãy chon nội dung đã được khai báo.

5.

Khi kết xuất sổ chi ban theo mục thì có rất nhiều cột bị error 

Vào chi tiết 642 bỏ các dòng trống

6.

Khi vào sổ chi phí khác không lên số liệu 

Khi hạch toán nên chọn là 2411 và khi vào chi tiết đừng chọn chi tiết chi phí là xây lắp

7.

Khi kết xuất nhật ký chung thì có chương là 018

Mở tệp giao diện ra và chọ table CLK và gõ lại chương là “0”

8.

Đơn vị có rất nhiều loại tiền gửi(VD:112(944,) 112(943), 112(413)…). Khi thi công thì có giữ lại một số tiền bảo hành cho công trình trình đó, do đó tại đây có xãy ra trường hợp là chuyển giữa các tài khoản tiền gửi để theo dõi sổ tiền gửi   (PM KTCD)

- Khi đó thì trong màn hình nhập phải hạch toán thành hai dòng là

Nợ bỏ trống Có 112(944)

Nợ 112(413) có bỏ trống

- Đây là trường hợp chuyển 112(944) sang 112(413)

- Các trường hợp khác làm tương tự thì số tồn của các tài khoản 112 mới đúng

9.

Khi nâng cấp PM từ kc 05 kên kc06 xảy ra hiện tượng lỗi ,Khi chuyển SD năm 2005 sang 2006 phần mềm báo lỗi (Reserved error (-1601); Thereis not massage for this error) và khi chỉ chuyển từng TK thì không có, Dẫn đến khi tạo các sổ chi tiết năm 2005 vẫn có SD chuyển sang năm 2006, Dữ liệu  2006 nhập đúng  ( PM KTCD)

Tạo một vùng KT mới. Đưa DL năm 2005 đã nâng cấp vào. Tạo năm 2006mới. chuyển SD năm 2005 sang. Sau đó dùng chức năng truyền nhận chứng từ của PM để nhận chứng từ phát sinh trong năm 2006 từ vùng dữ liệu năm 2006 cũ về vùng năm 2006 mới

10

Nhập nhanh các DA trong KTCD

Thường thì khách hàng đã có một Filer riêng lưu các DA mà mình quản lý, Khi đó ta tạo File Excel gồm 2 cột, cột 1  nhập các MSDA, cột  2 là tên các DA (Có thể thêm cột cho các công trình, hạng mục.....)

Khi hoàn tất xong ta mở PM KTCD vào phần nhập DA, nhấp chuột phải/ chọn Datashee View

Coppy toàn bộ cột MSDA trong excel rồi Paste vào cột MSDA(Làm như vậy, ta không phải khai báo nhiều lần) tương tự như vậy ta làm với tên DA, tên CT.....

11

Tìm tới nhóm chứng từ nhanh trong KTCD

Trong KTCD việc phân loại chứng từ thành nhóm là rất quan trọng vì các dự án rất nhiều và cần phân loại để tránh nhầm lẫn. Như vậy mỗi DA sẽ làmột nhóm khiến cho số nhóm có rất nhiều.

Giải quyết:

1. Thiết kế lạo PM mà có một “ trường” mà nhấp vào đó có thể chọn ra nhóm cần tìm -  Phần này trong KTHC đã có

2/ Trong phần nhập chứng từ của mỗi nhóm tạo một chứng từ mà chỉ nhập vào trường nội dung tên của nhóm đó. Khi đó để tìm nhóm chứng từ ta chỉ cần vào “ Tìm chứng từ” (Khi đó những chứng từ mà ta thêm vào đó không có ngày tháng nên sẽ dồn lên trên, ta chỉ cần xem nội dung chứng từ là có thể tìm ra nhóm chứng từ rồi)

12

Cách phân loại nhóm CT hiệu qủa trong KTCD

Trong KTCD các đvị thường phải làm việc với rất nhiều dự án, khi đó nếy phân loại nhóm CT theo quý hoặc theo tháng có thể là không hợp lý ví nếu phát sinh lỗi nhập chứng từ (Điều này khó tránh khỏi) sẽ khó khắc phục.

Khi đó ta phân loại CT ra thành các nhóm

1/ Chi phí BQLDA -  dùng nhập chi phí ban

2/Phần DA – C trình: Mỗi DA, công trình là một nhóm CTừ.

Như vậy số nhóm ct = Số DA – CT + 1 (CPBQL)

Khi phân loại theo cách này, kết hợp với dùng cách 4 vừa nêu trên, việc quản lý sẽ rất đơn giản.

13

Danh mục chi phí BQL

Các đơn vị không nhập các chi phí theo mục chi mà theo nội dung chi.

DM chi trong PM nói chung là đủ cho đv nhưng tốt nhất là vào danh mục hệ thống làm lại toàn bộ cho giống nội dung chi của đơn vị, vì như vậy sẽ dễ dàng hơn, do kế toán đã quen PM đó rồi.

Phần mềm KTXP

1.

“Sổ theo dõi qũy xã” cột “ Thu qũy xã” ko có số liệu mặc dù đã nhập chi tiết TK 431.

Nguyên nhân là do khi nhập CT thu qũy xã, trường” Phân loại CT” chọn là Phiếu thu.

Cách giải quyết là chọn lại “ Phân loại CT là: Biên lai thu tiền “ rồi chi tiết cho chứng từ đó thì số liệu sẽ đưa vào Sổ theo dõi qũy xã.

2

Khi kết xuất bảng tổng hợp thu chi theo nội dung KTXP không có dữ liệu

Ta vào hệ thống/ danh mục chỉ tiêu thu và danh mục chỉ tiêu chi để khai báo xem những mục nào còn thiếu là được,.

Phần mềm KTDN

1.

Khi nhập hóa đơn thuế thì có các số lẻ(VD:14589,40, 999,9...). Khi kết xuất bảng cân đối kế toán thì bị không cân mà bị lệch một đồng

(PM KTDN)

- C1: Vào số liệu hệ thống đổi dạng dữ liệu thành #,###.00 và vào màn hình nhập chứng từ chỉnh lại các số lẻ cho tròn đúng ‘100’ (vì chương trình làm tròn số nên khi bên “nguồn vốn” có số lẻ là >50 đồng còn  bên “tài sản” có số lẻ là <50 và ngược lại, vì vậy có sự trên lệch một đồng).

- C2: bỏ các số lẻ mà nhập làm tròn số

2.

Đơn vị muốn theo dõi phần giá thành của các món ăn nhưng nó được cấu thành từ rất nhiều nguyên liệu và phải theo dõi từng nguyên liệu

(PM KTDN)

- Vào màn hình nhập hạch toán là Nợ 152 có ‘X’ sau đó vào nhập chi tiết các nguyên vật liệu chính rồi xuất kho hàng hóa nợ 156  có 152 từ đó có thể xác định giá vốn cũng như giá thành (khi muốn theo dõi các nguyên vật liệu cũng nhưng giá thành thì vào các sổ chi tiết in

8.       

Trên “ Thuyết minh báo cáo tài chính “ phần 3.1. yếu tố chi phí không thể hiện dữ liệu phần chi tiết mà chỉ thể hiện số tổng

Khi hạch toán các TK chi phí. Kế toán không hạch toán đến TK chi tiết cấp 2 mà chỉ hạch toán TK cấp 1

9.       

Kết xuất bảng kê mua hàng hóa không thuế không lên được số lịêu

Hướng dẫn khách khi nhập chứng  từ chọn loại chứng từ hoá đơn bán hàng mua hoá đơn  thường (MH-01b) và vào chi tiết chứng từ chi tiết thì vào kết xuất lại bảng đó mới lên được.

Tình huống KTTC

1.

KTTC tại một đơn vị huyện nên những biểu mẫu mới vẫn chưa áp dụng kip thời khi mà các cán bộ nâng cấp phiên bản mới khách không dùng mà bảo là sao nhìn thấy khó chịu bởi vào những bảng chi trả trợ cấp có rất nhiều những ô trống mà đơn vị không dùng

Trường hợp trên hướng dẫn khách vào hệ  thống chọn dữ liệu hệ  thống  sau đó chọn danh mục trợ cấp . Danh mục nào mà khách không muỗn lên trên báo cáo chi trả  trợ  cấp thì bỏ đi sau đó kết xuất lại cho khách thì sẽ đúng theo ý khách.


2.      Tình huống trong các báo cáo tài chính

                                                                                                   

TT

Tình huống

Cách xử lý

Báo cáo chung KTHC, KTTC, KTDS – Bảng cân đối TK

1.

Khi tạo Bảng Cân đốixuất hiện “ Bạn không thể tạo bảng cân đố được vì trong các TK ghi Nợ hoặc Có bạn đã sử dụng TK không có trong danh mục TK”

- Vào màn hình “Nhập CT”, bấm chọn nút “ Chứng từ/ Kiểm tra CT/ Tìm CT có TK ngoài danh mục” máy sẽ chỉ đến CT có sử dụng TK không có trong danh mục TK, bấm chọn lại TK theo danh mục TK đã có sẵn. Sau đó kết xuất lại Bảng cân đối.

                    - Vào phần “Nhập số dư” 1 lần và Thoát, sau đó kết xuất lại Bảng cân đối.

2.

Trong Bảng cân đối TK Phát sinh Nợ/ Có không cân hoặc phát sinh của một số TK không đúng

Vào chức năng “ Tra cứu chứng từ kế toán” tra cứu TK Nợ/ TK Có của chứng từ và từ đó xác định lỗi

3.

Bảng cân đối trong phần mềm  KTHC trong cột “Số dư đầu kỳ” lại xuất hiện số tiền tại tài khoản tiền mặt và, mặc dù đang tạo báo cáo qúy 1 và tài khoản này không có số dư.

Nguyên nhân đó là trong quá trình nhập chứng từ kế toán đã nhập nhầm năm, không phải năm hiện hành mà là năm trước đó. Cách giải quyết đó là vào tra cứu chứng từ và trong ô “Ngày ghi chứng từ đến” ta nhập ngày 01/01/200..(Năm hiện hành), khi đó máy sẽ lọc ra chứng từ những năm trước đó và ta tiến hành sửa chứng từ.

4.

Đơn vị có nhiều loại khoản và muốn theo dõi Bảng cân đối TK riêng cho từng loại khoản. Đã tách vùng nhưng kế toán lại yếu về tin học nên không biết chuyển vùng kế toán.

B1: Có bao nhiêu LK cần theo dõi riêng thì đưa ra bấy nhiêu  shortcut KTTC ra màn hình Desktop

B2: Copy tệp kt9 và đổi tên thành kt9a, kt9b, …tương ứng với các vùng kế toán tạo thêm

B3: Trên Desktop. Đổi tên shortcut theo tên loại khoản tương ứng. Sau đó chuột phải vào shortcut->properties. Trên Target sửa kt9 thành kt9a. Rồi mở PM vào Menu Hệ thống-> đổi lại số liệu hệ thống: Trường vùng làm việc ta gõ đường dẫn đến vùng loại khoản đầu tiên.

B4: Làm lại B3 cho các vùng loại khoản tiếp theo.

Như vậy mỗi vùng đã được coi như một phần mềm riêng biệt.

5.

Số dư nợ cuối kỳ của TK 211 trên “ Bảng cân đối TK” không bằng cột “ tổng số cuối năm” trên Báo cáo tăng giảm TSCĐ và “cột giá trị còn lại” trên Báo cáo kiểm kê TSCĐ

Do năm trước BC có phát sinh giảm TSCĐ. Khi chuyển SD sang năm báo cáo bằng chức năng “ Chuyển số dư sang năm tới” thì trong chi tiết dư đầu năm TK 211, TK 214 chưa tự mất đi nên gây ra lỗi đó. Ta vào phần dư đầu năm xó số tiền bên có TK 211. Rồi vào chi tiết TK này xoá những TSCĐ đã thanh lý. Tương tự vào chi tiết TK 214 xoá những TSCĐ có số tiền bên Nợ. Gõ lại số tiền hao mòn luỹ kế đúng trên TK 214

6.

Khi kết xuất “ Bảng cân đối tài khoản” ko hiện một số tài khoản chi tiết” cấp 2 hoặc cấp 3” mặc dù đã có khai báo trong Hệ thống/ Dữ liệu hệ thống/ Danh mục tài khoản

Nguyên nhân là do chương trình chưa nhận TK chi tiêt mới khai báo thêm

Cách giải quyết là vào phần” Số dư đầu năm.Bấm”Tính lại tổng số dư” trước khi kết xuất báo cáo” Bảng cân đối tài khoản” là ổn.

7.

Trên “bảng cân đối tài khoản”: TK 111 có số dư nợ đầu kỳ có phát sinh Nợ trong kỳ, nhưng có SD Có cuối kỳ của TK 111 bằng đúng phát sinh Có trong kỳ

(PM KTHC)

Do KT lúc đầu nhập không đúng SN nợ TK 111. Rồi sửa lại đúng mà không bấm  “ Tính lại tổng SD”. Trong kỳ KT đã sửa hoặc xoá những chứng từ nhập sai liên quan đến PS Nợ – Có TK 111 mà quên không vào thao tác xoá chi tiết thừa

- Ta lại vào màn hình nhập SD đầu năm nhập lại SD TK 111.  Bấm “ Tính lại tổng SD” sau đó vào phần nhập chứng từ làm 3 thao tác. Xoá chi tiết thừa; Xoá SD ngoài danh mục và Xoá chứng từ ngoài nhóm

8

Khi tạo bảng cân đối số dư đầu năm không có nhưng vẫn xuất hiện ở bảng cân đối

Kiểm tra lại ngày tháng ghi sổ ngày tháng chứng từ xem năm có đúng là năm chứng từ phát sinh không. VD: 1/1/2007 lại ghi là 1/1/2006

 

Báo cáo chung KTHC, KTTC, KTDS – Tình hình KPSD và Quyết toán KPSD

1.

Khi in báo cáo “Tổng hợp TH kinh phí SD”, “Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động”. Số tiền đề nghị quyết toán luôn bị âm đúng với số tiền xác định bảo hiểm. Vấn đề này không đúng với đối chiếu kho bạc thực tế.

Nguyên nhân đó là khi hạch toán lương ta hướng dẫn kế toán phải xác định luôn 6% và 17% BH, nhưng thực tế đơn vị hàng quý có thể chuyển nhiều hơn hoặc ít hơn so với số phải trả BH. Vậy để số liệu khớp với kho bạc thì ta hướng dẫn đơn vị thanh toán BH hàng quý bao nhiêu thì dựa vào số liệu đó để quay lại xác định 6% và 17% BH, mặc dù nếu hạch toán như vậy ta không kiểm soát được số nợ đọng BH và đơn vị hoàn toàn phụ thuộc vào BH.

2.

Bảng “Tổng hợp tình hình kinh phí”, “Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động” năm 2006 chỉ tiêu “KP đẫ sử dụng chờ phê duyệt quyết toán bị âm đúng số tiền đã sử dụng năm 2005

Ta vào phần nhập số dư đầu năm. Kiểm tra chi tiết TK 4611. Kế toán nhập nhầm số tiền vào bên Nợ, sửa lại số tiền đưa sang bên Có

3.

Trong bảng tổng hợp tình hình kinh phí số dư đầu năm chưa sử dụng chuyển năm nay bị âm

Cách sửa:

- Vào số dư đầu năm kiểm tra lại chi tiết tài khoản 4611 và 6611 đã đúng chưa, có thể chúng ta nhập vào số dư 4611 nhỏ hơn số dư của 6611, nếu chưa đúng thì nhập lại cho đúng thế là xong.

- Kiểm tra chi tiết tài khoản 4611 có thể khách hàng nhập vào bên nợ. nếu như vậy chúng ta xoá đi và nhập lại sang bên có thế là xong.

4.

Không biết ý nghĩa và cách tính của biểu Tổng hợp tình hình kinh phí

 

(Mã số 02) Kinh phí đã sử dụng chờ phê duyệt quyết toán không vào số liệu. Kiểm tra lại Dư TK 661 “ Nhập CT số dư”.

(Mã số 03) Kinh phí chưa sử dụng chuyển năm nay, không vào số liệu hoặc sai. Kiểm tra lại Dư Có TK 461 và Dư Nợ TK 008 trong phần “Nhập CT số dư” vào nút “Nhập chi tiết số dư”.

(Mã số 04) Dự toán không được giao trong năm. Không vào số liệu hoặc sai. Kiểm tra lại phát sinh Nợ TK 008 trong phần “Tra cứu chi tiết dự toán”.

(Mã số 06) Kinh phí đã rút, đã nhận trong kỳ.

Phát sinh Có TK 461 nếu không có số liệu hoặc số liệu không đúng. Vào phần “Tra cứu nguồn hoạt động” để kiểm tra.

(Mã số 08) Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này

Phát sinh Nợ TK 661 nếu không có số liệu hoặc sai số. Vào phần “Tra cứu chi hoạt động” để kiểm tra.

(Mã số 10) Kinh phí giảm kỳ này, nộp trả, giảm kỳ khác.

Phát sinh giảm Nợ TK 461 nếu số liệu sai hoặc không có . Vào phần “Tra cứu nguồn hoạt động” để kiểm tra.

5.

Báo cáo tình hình kinh phí bị lỗi

- Dòng “KP chưa xin kỳ trước chuyển sang”, lỗi không vào số hiệu hoăc nhập sai.

            Cách tìm lỗi : kiểm tra dư có TK461(Quý I)

- Dòng “Được nhận phân phối kỳ này”

Cách tìm lỗi : Kiểm tra TK 008  (Chi tiết nợ TK 008)

- Dòng “Số đã chi kỳ này đề nghị quyết toán”

 Cách tìm lỗi : kiểm tra TK 661 (chi tiết nợ TK 661)

- Dòng “Thực nhận kỳ này”

            Cách tìm lỗi : kiểm tra TK 461 (chi tiết có TK 461)

6

Khi kết xuất bảng tổng hợp tình hình kinh phí số dư năm trước chưa sử dụng chuyển năm nay bị âm

Ta vào số dư đầu năm kiểm tra lại chi tiết tài khoản 4611 và 6611 đã đúng chưa, có thể chúng ta nhập vào số dư 4611 nhỏ hơn số dư của 6622, nếu chưa đúng thì nhập lại cho đúng.

Báo cáo chung KTHC, KTTC, KTDS – Báo cáo chi tiết kinh phí

1.

Báo cáo chi tiết KP bị lỗi

- Cột “Kỳ trước chuyển sang”

Cách tìm lỗi: kiểm tra số dư có  TK 461 (Quý I), dư có TK 461 (Quý II), số KP chưa quyết toán chuyển kỳ sau.

-       Cột “Số KP được sử dụng”

Cách tìm lỗi: kiểm tra chi tiết có TK 461 trong tra cứu chi tiết, nhập kiểm tra chi tiết (TK 461)

-       Cột “Số KP đã sử dụng đề nghị QT”

Cách tìm lỗi: kiểm tra chi tiết nợ TK 661, trong tra cứu chi tiết, nhập kiểm tra chi tiết (TK 661).

2

Khi tạo Báo cáo chi tiết thì số tiền ở mục tạm ứng kho bạc bị âm

Nguyên nhân là do khi tạm ứng đến mục nhưng chi và hoàn ứng đến tiểu mục. Khi đó ta xem hoàn ứng tiểu mục của các mục là bao nhiêu và quay lại phần tạm ứng đánh số tiền đến tiểu mục của các mục và tạo lại báo cáo sẽ không âm

Báo cáo chung KTHC, KTTC, KTDS – Bảng đối chiếu dự toán KP

1.

Bảng đối chiếu dự toán kinh phí bị sai

+ Hạn mức kinh phí đuợc phân phối

- Chưa nhập “chi tiết Nợ TK 008”

-                                    Nhập sai “Mục” ”Chương” ”Loại khoản” TK nợ 008

Cách tìm lỗi : Nhập kiểm tra chi tiết hạn mức kinh phí, tra cứu hạn mức kinh phí

+ Số kinh phí kỳ trước chuyển sang

-                                    Đầu năm

-                                    Không có số hiệu hoặc số hiệu không đúng

Cách tìm lỗi : kiểm tra số dư nợ TK 008 trong “Nhập chi tiết số dư”

-                                    Nếu quý II sai : kiểm tra cột “hạn mức kinh phí còn dư ở cuối kỳ I”

+ Hạn mức kinh phí rút ở kho bạc

-                                    Chưa nhập “Chi tiết có TK 008”

-                                    Nhập sai mục chương loại khoản TK có 008

Cách tìm lỗi : Nhập kiểm tra chi tiết hạn mức kinh phí có, tra cứu hạn mức kinh phí

+ Số nộp khôi phục hạn mức kinh phí

-                                    Không có bút toán “Nộp khôi phục hạn mức kinh phí ” nhưng cột “Số nộp khôi phục hạn mức kinh phí ” vẫn có số liệu.

Cách tìm lỗi : vào phần “chứng từ/kiểm tra CT/báoCT trùng CT hạn mức kinh phí.”

Số hiệu chứng từ  “Thông báo Hạn mức kinh phí “ trùng số hiệu chứng từ  “Giấy rút Hạn mức kinh phí “. Vào tra cứu chứng từ  để tìm.

2.

Cột KP thực nhận trong “Bảng đối chiếu DT” khi nào hạch toán bút toán mua TS. Thì số tiền ở cột trong kỳ sẽ lấy 02 lần của số tiền mua TS đó.

Phân tích dữ liệu:

Khi k/hàng mua TS bàng chuyển khoản thì hạch toán

Nợ 211/ Có 461 (01)

đồng thời Có 008 và tạo đồng thời tăng nguồn hình thành

Nợ 661/ Có 466 (01). là đúng, nhưng do k/hàng để cùng “số hiệu CT” của 02 CT trên là (01), nên số tiền bị gấp đôi.

Cách sửa:

Chỉ cần cho số hiệu CT khác nhau là được. VD: Số hiệu CT “01” thì chúng ta chỉ cần thêm thành “01a” và “01b” là được.

3.

Bảng đối chiếu dự toán kin phí ngân sách tại kho bạc cột Dự toán đã rút, cột trong kỳ ít hơn cột luỹ kế, mặc dù mới kết suất Q1/2006

Nguyên nhân là do trong quá trình nhập chứng từ kế toán nhập giấy rút không “Tạo CT có DT”. Cách xử lý: Vào phần nhập chứng từ , vào nút ‘chứng từ” ở góc trái bên trên màn hình và vào dòng “Kiểm tra chứng từ” và vào “Tìm rút KP thiếu gi có 008, 009”. Khi tam giác đen đứng ở đâu thì chứng từ đó thiếu ghi Có 008. Ta tiến hành xoá chứng từ ghi Có 008 cũ và tạo lại chứng từ ghi Có 008 bằng máy.

4.

Báocáo”Bảng đối chiếu dự toán” cột “ dự toán đã rút trong kỳ” của một mục nào đó ko có số liệu. Mặc dù kế toán đã nhập đầy đủ chi tiết Có 008.

Vào”Tra cứu chứng từ – TK Có 008” kiểm tra trường số hiệu chứng từ thấy thiếu thì ra màn hình nhập CT để bổ xung.

Vì khi nhập Ct hạch toán Nợ, Có 008 phái khai báo đầy đủ trường “ số hiệu CT”.

5

Khi tạo bảng đối chiếu dự toán thì trong một mục cùng xuất hiện hai tiểu mục giống nhau, số tiền giống nhau

Kiểm tra lại chi tiết 461, 008, 336 đã nhập đầy đủ trường “Mã nguồn”, “Tính chất nguồn” chưa.Nếu chưa thì nhập bổ sung hai trường này thì báo cáo sẻ đúng.

6

Khi in bảng đối chiếu dự toán kinh phí quý 1 cột trong kỳ còn nhiều hơn cột lũy kế

Vào “tra cứu chứng từ -  TK Có 008” Kiểm tra trường số hiệu chứng từ trùng nhau và sửa lại là được.

7

Khi in bảng đối chiếu dự toán hàng tiểu mục của mỗi mục xuất hiện 2 lần

Tra cứu TK 008 và nhập đầy đủ trường mã nguồn và tính chất nguồn kinh phí là được.

Báo cáo chung KTHC, KTTC, KTDS – Hoạt động sự nghiệp có thu và SXKD

1.

Báo cáo “ Hoạt động sự nghiệp có thu – TT03” hàng “ Chi hoạt động từ nguồn thu sn” ko vào số liệu. Mặc dù đã nhập đầy đủ chi tiết TK Nợ 661 – nguồn TSN.

Lý do là khi nhập chi tiết Nợ,Có TK 511 trường “ Tên sp,dv” kế toán ko chọn tên sp,dv đã khai báo trong dữ liệu hệ thống.

Cách giải quyết là vào phần “ Nhập kiểm tra chi tiết – TK 511” chọn lại tên khoản thu đã khai báo trong hệ thống. Bấm nút “ Nhập sản phẩm,dịch vụ từ nguồn”.

2.

Báo cáo HĐ Sự nghiệp có thu bị lỗi

- Dòng “Số thu chưa phân phối kỳ trước chuyển sang”

Cách tìm lỗi : Kiểm tra dư có TK 511, dư có TK 461 (Quý I)

- Dòng “nộp Ngân sách nhà nước”, ”Nộp cấp trên”

Cách tìm lỗi: kiểm tra   Nợ TK 511 / có TK 333,  / có TK 342

trong phần “Tra cứu chứng từ ”: Nhập kiểm tra hoặc tra cứu các khoản thu.

- Dòng “Bổ xung kinh phí”    

Cách tìm lỗi: Kiểm tra  Nợ TK 511/ Có TK461 trong phần “Tra cứu chứng từ ”: nhập kiểm tra hoặc tra cứu nguồn hoạt động.

- Dòng “Chi HĐ bổ xung từ nguồn Thu sự nghiệp”

Cách tìm lỗi: kiểm tra chi tiết nợ TK 661 “Nguồn TSN” trong chức năng nhập kiểm tra Chi tiết Chi HĐ, hoặc tra cứu chi HĐ.

3.

Chỉ tiêu “Số thu chưa phân phối kỳ trước chuyển sang” trên “Báo cáo HĐSNCT” năm 2006 bằng đúng số đã sử dụng năm 2005 + số dư chuyển sang năm 2006

Ta hãy vào phần nhập số dư đầu năm xoá số dư + chi tiết dư CóTK 4611 của các nguồn TSN. Chỉ để số dư của các nguồn TSN trên TK 4612 và trong chi tiết ở trường “SG” phải gõ vào TK là 4612

4.

Bảng ( Báo cáo hoạt động sự nghiệp có thu) không lên dữ liệu hoặc lên dữ liệu nhưng mỗi SP.DV thể hiện trên 2 cột 

Khi nhập chi tiết TK 511: Cột” Tên SP.DV” kế toán đã tự nhập mà không bấm nút “ Nhập SPDV từ nguồn” để lấy tên SP.DV đã khai báo trong phần hệ thống. Do đó ta sửa lại bằng cách lấy đúng cột “ Tên SP.DV” bằng cách bấm nút “ Nhập SP.DV từ nguồn”

5

Khi kết xuất báo cáo báo hoạt động sự nghiệp có thu thì không có số liệu mặc dù báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết KP của phần thu sự nghiệp đều lên đủ và đúng

Là do chi tiết của tài khoản các khoản thu (TK511) không chọn đúng nguồn thu đã khai báo trong hệ thống mà tự gõ vào . Ta sửa lại trường phân loại nguồn trong chi tiết TK 511 bằng cách click chuột bào nút “Nhập phân loại nguồn từ” sau đó chọn nguồn thu tương ứng mà ta đã khai báo  trong danh mục nguồn ở phần hệ thống là được.

Báo cáo Trợ cấp

1.

Bảng “Tình hình chi trả trợ cấp hàng tháng” số liệu vào thiếu 235500đ ở phần “Thương binh và người được hưởng CS như TB tỷ lệ thương tật 61% - 80%”

(PM KTTC)

Cách sửa:

Tra cứu CT có số tiền 235500đ rồi vào Chi tiết thì thấy khách hàng đã nhập sai chi tiết , Khách hàng đã chọn chi tiết là “ Quân nhân TNLĐ - bệnh nghề nghiệp mất sức lao động từ 61% – 80%

2.

Kết xuất” Báo cáo trợ cấp hàng tháng – T1” cột “ Trợ cấp hàng tháng” ko có số liệu

Nguyên nhân là do khi nhập chứng từ “ Danh sách trợ cấp hàng tháng” khi nhập chi tiết chứng từ  trường”tháng” lại khai báo là T1

Cách giải quyết là vào lại chi tiết CT” Danh sách chi trả trợ cấp hàng tháng” khai báo lại trường “ tháng” là tháng 0. như vậy thì số liệumới hiện trong báo cáo được.

3.

“Báo cáo chi trả trợ cấp hàng tháng” tháng 3: Chỉ tiêu “số tiền trợ cấp phải trả” : Cột số chưa trả tháng trước không mất đi số tiền đã trả tháng 2. Cột luỹ kế phải trả lại bằng đúng số đã trả cộng số tiền chưa trả tháng trước x 3 tháng. Chỉ tiêu “số chưa trả” cột chuyển tháng sau bằng đúng số tiền đã trả tháng 2  (PM KTTC)

Do sau khi chi trả xong trợ cấp hàng tháng tháng 1. KT vào tạo DM trợ cấp để tạo Bảng kê đối tượng trợ cấp HT chuyển tháng sau:  trong hộp thoại chọn tháng kế toán lẽ ra phải chọn tháng là tháng 1 thì lại chọn nhầm là tháng 2. Tương tự tháng 2 thì lại chọn là tháng 3.

Giải quyết: Ta tìm đến chứng từ Bảng kê đối tượng chưa lĩnh trợ cấp ưu đãi hàng tháng tháng 2 và 3 sửa trong chi tiết trường tháng.

Báo cáo Dân số

1.

Bảng “Đối chiếu DT” TT03 bị sai ở cột “còn lại kho bạc” Số tiền còn lại ít hơn so với thực tế, đúng bàng số tiền tạm ứng TK 336 nhưng chưa hoàn ứng.

(PM KTDS)

Phân tích dữ liệu:

- DT còn lại ở kho bạc giảm  có nghĩa là tạo Có 0095, 0093 nhiều hơn so với thực tế.

- Kiểm tra lại cách hạch toán TK 336.

Cách sửa:

- Tra cứu xem có bao nhiêu TK Nợ 452,453,454... Rồi sau đó tra cứu TK Có 0095, 0093... thấy nhiều hơn TK Nợ 452,453,454.

- Kiểm tra TK  Có 336 thì  thấy K/hàng tạo luôn cho nó cả Có 0095, 0093. Sau đó ta chỉ việc xoá chi tiết và CT đồng thời này là xong.

Kế toán chủ đầu tư

1.

Bảng Cân đối TK và sổ quĩ TM năm 2006 bị sai phần số năm trước chuyển sang ( cùng số tiền)

Bảng Cân đối TK tại TK 136 và 241 không có số dư nhưng lên Bảng cân đối lại thể hiện số dư.

Phân tích dữ liệu:

Nếu ta vào số dư đầu năm và vào ct của 1 trong 2 TK đã nêu nhập số bất kỳ rồi xoá ct thì bảng CĐTK và sổ quĩ TM vẫn lên số đó. Nhưng nếu vào CT số dư đầu năm của cả 2 TK 136 và 241 nhập số bất kỳ rồi xoá. Kế xuất thì Bảng CĐTK lên đúng nhưng sổ quĩ TM vẫn sai như vậy.

Cách sửa:

Vào tra cứu CT từ ngày 1/1/2005 đến ngày 31/12/2005 thì thấy có 02 CT có định khoản Nợ 136/ Có 111 và Nợ 241/ Có 111 nhập ngày 31/12/2005. Nhưng lại nhập  ở phần CT năm 2006.

2.

“Báo cáo tổng hợp quyết toán vốn đầu tư hoàn thành”: Phần I (Nguồn vốn đầu tư) không thể hiện dữ liệu.

Phần II (Chi phí đầu tư): Cột “Tổng mức đầu tư được duyệt”, “Tổng dự toán được duyệt” không có dữ liệu

Muốn phần I có dữ liệu ta phải có các bút toán rút nguồn vốn ĐTXDCB (Có TK441).

Muốn phần II : Cột “Tổng mức đầu tư được duyệt” có thể hiện dữ liệu thì ta phải có bút toán nhập dự toán và khi nhập chứng từ phải chọn loại chứng từ có ký hiệu “DT-DT-KT”. Còn cột “Tổng dự toán được duyệt” thì chọn loại chứng từ có ký hiệu “DT-DT” 

3.

Đơn vị có 03 dự án và 07 công trình khác nhau. Nhưng trên “Báo cáo thực hiện đầu tư theo dự án,công trình, hạng mục công trình” cột “Tên dự án công trình, hạng mục công trình” chỉ thể hiện một tên dự án và một tên công trình cho tất cả các dòng. Tuy nhiên số tiền ở các chỉ tiêu Dự toán, Kế hoạch năm, Thực hiện đầu tư trong quý báo cáo vẫn thể hiện đúng theo các dự án, công trình.

Khi khai báo mã số dự án kế toán khai báo theo dạng số (000.000.000) : 3 ký tự đầu là tên dự án, 3 ký tự tiếp là tên công trình, 3 ký tự cuối là tên hạng mục công trình. Nhưng thực tế kế toán chỉ theo dõi đến công trình và đã khai báo 6 ký tự đầu giống nhau cho các dự án công trình và chỉ thay đổi ở 3 ký tự cuối như sau:

         001.001.001:  Dự án XD trường tiểu học, công trình Mường Mô

         001.001.002 : Dự án XD đường làng Nưa, công trình đường làng Nưa

Ta chỉ việc vào danh mục dự án thay đổi 3 ký tự của ký hiệu dự án và 3 ký tự ký hiệu công trình.

VD: 001.001.001: Dự án XD trường tiểu học, công trình                          Mường Mô

        002.001.001: Dự án XD đường làng Nưa, công trình đường làng Nưa

 

4.

Báo cáo “QT vốn ĐT hoàn thành”   TT 45. K/hàng nói DL không vào:

- Phần Nguồn vốn ĐT trong cột “được duyệt” và cột “ Tăng giảm so với được duyệt”.

- Phần Chi phí đầu tư cột “Tổng mức ĐT được duyệt” và cột “ Tổng mức DT được duyệt”.

Những cột này không vào DL  

Phân tích dữ liệu:

- Do khách hàng nhập thiếu (hoặch không đúng) loại chứng từ khi có dự toán giao cho dự án – công trình.

- Khách hàng chọ đúng loại CT rồi, nhưng quên không nhập chi tiết.

Cách sửa:

Khi nhập DT và Kế hoạch, phải HD khách nhập các loại CT sau: Dự toán CPDDT công trình DA (mẫu DT-DT); Dự toán phê duyệt trong báo cáo khả thi (mẫu DT-DT-KT). Vì vậy đối với TT98 cũng vậy phải yêu cầu khách hàng nhập phần Kế hoạch năm CPBQL (mẫu DT-QLDA) ngoài ra còn có các loại CT khác...

 

5.

Khi tạo báo cáo “Thanh toán và công nợ” trong Báo cáo TT 45. Số liệu trong cột “Giá trị thực hiện được A-B chấp nhận thanh toán” và cột “Đã tri trả” không chuyển từ các năm trước sang.

Nguyên nhân là do khi khai báo chi tiết tài khoản thanh toán Nợ TK 331/ Có TK... chúng ta xác nhận đúng “Khoản phải trả”. Để giải quyết vấn đề này ta tiến hành nhận “Khoản phải trả” khác đi một chút, tức là ta vẫn giữ nguyên nội dung “Khoản phải trả” và chỉ cần thêm ở đuôi nội dung khác đi là được. VD: Khi xác nhận giá trị A-B Nợ TK 2411/Có TK 331 chi tiết TK cột “Khoản phải trả” nhập nội dung “Xây lắp”. Khi thanh toán Nợ TK 331/Có TK... chi tiết TK 331 cột “Khoản phải trả” nhập nội dung “Xây lắp x” là được.

Tổng hợp dự toán, cấp phát, quyết toán

1.

Khi nâng cấp từ VX7 lên VX8 xuất hiện lỗi trên “Bảng cân đối TK”  TK111 không thể hiện mặc dù đã nhập đúng trong phần Quyết toán/chi tiết báo cáo cân đối TK

(PM CPVX)

Ta vào phần nhập Chi tiết báo cáo cân đối tài khoản xoá dòng khai báo TK111 đi và nhập lại

2.

Khi tổng hợp DL của các Trường Đại học, thì thiếu DL của trường Cao Đẳng Công Nghệ. Vì vậy các báo cáo tổng hợp bị sai.

Cách sửa:

Kiểm tra lại Mã số ĐVSDNS của trường Cao Đảng Công Nghệ giữa phần mềm BCKH là:102200300013 và phần mềm CPVX lại nhập là: 1022003000013 bị sai. Vậy chỉ cần nhập lại Mã số ĐVSDNS lại của đơn vị cho đúng giữa 02 phần mềm BCKH & CPVX là xong

         

 

 

 

Đăng bởi: BP. Phòng Ứng dụng Web - Ban quản trị website


Từ khóa: tin hoc he thong, tinh huong,

Bài viết cùng tác giả:

Các bài viết cùng chủ đề:

Các bài viết mới đăng:

Ý kiến khách hàng
Phần mềm QLTS giúp cho đơn vị có thể khai thác được tối đa giá trị tài sản, từ đó có thể giảm thất thoát tài sản trong đơn vị. Ngoài ra, phần mềm quản lý tài sản còn giúp quản lý quản lý các thiết bị dạy học, đồ dùng dạy học,…
Xem chi tiết...
DTSoftTube
Hỗ trợ trực tuyến

Ms Chuyền

Mr Lĩnh

Thông tin liên hệ
Hà Nội: 04 3821 3982
Hồ Chí Minh: 08 3716 0649
Vinh: 038 3597 397
Đà Nẵng: 0511 3935 011
Quy Nhơn: 056 3848 423
Nha Trang: 058 3551 903
Cần Thơ: 0710 3918 187
Thống kê website

Số khách trực tuyến: 685

Tổng số truy cập: 0

Chúng tôi trên Facebook