Trung tâm hỗ trợ DTSoft

 Phụ lục 1:

CHUẨN DỊCH VỤ BẢO TRÌ PHẦN MỀM

            Khi bảo trì phần mềm, ngoài việc khắc phục các sự cố khách hàng đã thông báo cán bộ DTSoft cần xem xét một cách tổng thể hơn về phần mềm tại khách hàng. Chuẩn này sẽ đưa ra một cách tổng quan về những công việc cần tiến hành tại khách hàng khi xuống bảo trì.

a.                   KIỂM TRA HỆ THỐNG:

§                  Kiểm tra máy và thiết bị phần cứng có hoạt động bình thường, xem khả năng sử dụng tin học của khách có đạt yêu cầu hay không:

-          Trước và sau khi hỗ trợ cho khách hàng xong phải đảm bảo rằng máy của khách vẫn vận hành tốt sau khi cán bộ của DTSoft dời khỏi đơn vị hỗ trợ. Kiểm tra máy và thiết bị phần cứng bằng cách tắt máy và khởi động lại xem máy của khách hàng có khởi động bình thường không, một số ví dụ là:

+ Xem máy có bị xung đột các các thiết bị không (RAM hoặc card mạng)?

+ Khởi động lại máy tính xem máy có nhận đủ các thiết bị không ?

+ In thử xem máy in có in được không ?

-          Chú ý việc khắc phục sự cố thiết bị không phải là nhiệm vụbảo trì phần mềm, khách phải tự khắc phục hoặc cần ký hợp đồng bảo trì hệ thống với DTSoft.

-          Khách hàng phải cố trình độ tin học căn bản: Khởi động & tắt máy tính; copy, paste, cut,... tạo mới các file và folder; có thể cài các pm tiện ích ( office , font , virut , print,...); có thể tự chạy các trương trình diệt vi rút, Có thể tự thay đổi font của HĐH về dạng tiếng việt , định dạng ngày tháng, định dạng con số,..... Nếu khả năng quá kém cần tiến cử khách những khoá đào tạo riêng.

§                    Kiểm tra xem Hệ điều hành có hoạt động bình thường, máy có bị nhiễm virut, bị lỗi phần mềm hệ thống hay không. Nên làm một số việc sau đây:

-                     Lưu trữ  các thông tin hệ thống vào một thư mục cụ thể trong máy tính để khi cần thiết có thể hỗ trợ khách hàng thông qua điện thoại được.

Lưu dữ  bộ cài Font tiếng việt chuẩn (abc2.1 hoặc vietkey2000full)

Lưu dữ  bộ cài Access97 (thường là bộ cài office97).

Lưu trữ dữ liệu PM của DTSofT ( PMềm và dữ liệu sau khi nhập chứng từ)

-                     Phải đảm bảo rằng HĐH đang cài trên máy của khách hoạt động tốt, tức là khi khởi động vào Windows máy không hiện lên hộp thoại thông báo lỗi.

-                     Máy tính nên cài chương trình diệt Virut (có lưu bộ cài dự phòng trong máy), để bảo vệ HĐH & data. Có thể sử dụng Symatec10.0 , AVG, BKaV. Chú ý là việc cài chương trình diệt virut có thể sẽ làm chậm tốc độ máy , do chương trình này thường được chạy liên tục khi  máy đang hoạt động. Nên tuỳ cấu hình máy mà chọn chương trình virut phù hợp. Nên đặt lịch quét virut định kỳ cho khách hàng để đảm bảo hệ thống không bị nhiễm virut. Chú ý việc khắc phục sự cố hệ điều hành và virus không phải là nhiệm vụ bảo trì phần mềm, khách phải tự khắc phục hoặc cần ký hợp đồng bảo trì hệ thống với DTSoft.

§                    Những tiến cử cài đặt hệ thống cho khách hàng để đảm bảo phần mềm hoạt động tốt, nên hướng dẫn khách đồng ý chuyển sang:

-                                  Hệ điều hành: Máy cần phải cài Win XP servis back 2 bản Full vì bản này không hay bị tấn công bởi các Virus thông dụng như lỗi Blaster, Flashy.... 

-                                  Nên sử dung Win9X/NT/XP đều tương thích . Yêu cầu HĐH hoàn chỉnh , không có sự cố-lỗi ( ở tại sau khi thời điểm hỗ trợ kết thúc), HĐH nên đặt chế độ RESTORE để đề phòng trường hợp khi lỗi có thể khôi phục lại, nói chung hiện nay WindowXPsp2 là chạy ổn định nhất( nên cài HĐH này).

-                                  Máy của khách không cần cài đặt quá nhiều tiện ích khác không có nhu cầu sử dụng.(chỉ cần cài đặt bộ Office và trình diệt Virus đơn giản Bkav, trình giải nén như Winzip). Không nhất thiết không phải cài đặt trình diệt Virus mạnh như Norton vì bộ này chạy chiếm rất nhiều khả năng sử lí của Chip và Ram

-                                  Máy của kế toán không được cắm các thiết bị lưu trữ bên ngoài vào như thẻ nhớ, ổ đĩa A vì đây chính là con đường đưa Virus vào máy gây lên các lỗi về hệ điều hành và làm cho phần mềm không chạy được.

-                                  Nên tiến cử khách hàng sử dụng bộ lưu điện để đảm bảo khi mất điện đột suất máy không bị tắt máy đột gột. Vì khi khách hàng đang sử dụng phần mềm kế toán bị mất điện sẽ bị lỗi phần mềm ngay.

b.                  KIỂM TRA HẠ TẦNG MẠNG XEM ĐẠT YÊU CẦU CHƯA

§                    Kiểm tra phần nối mạng vật lý giữa các máy trên mạng liên quan ứng dụng đã thông với nhau chưa (đường dây, hub, v.v.)

§                    Kiểm tra việc phân quyền truy cập vào các máy khác nhau, vào các vùng khác nhau trên máy đã có đủ và đúng chưa.

 

c.                   KIỂM TRA HỆ THỐNG PHẦN MỀM DTSOFT

§                    Kiểm tra Access có hoạt động ổn định hay không

-                                  Kiểm tra bộ Access đã hoạt động bình thường chưa, có bị xung đột với các PM khác và với access khác hay không.

-                                  Xem xét gỡ bỏ phần  Autocorrect để tránh gõ ký tự tắt.

§                    Kiểm tra phông tiếng Việt

-                                  Kiểm tra phại phông tiiếng Việt xem có bị xung đột không, khách cài bao nhiêu bộ font

-                                  Chỉnh cấu hình Win về dạng font (vào Properties/ Appearance/advance) VNArial, VK Sans Serif.

§                    Kiểm tra máy in

-                                  Chỉnh lại máy in theo đúng chủng loại của đơn vị, chỉnh khổ gấy về dạng A4 (tốt nhất là mặc định).

§                    Kiểm tra kiểu ngày tháng, kiểu in con số

-                                  Kiểm tra ngày tháng có phải là: DD/MM/YYYY

-                                  Hỏi lại khách dùng kiểu in số (number) có phân cách là ‘,‘ hoạc ‘.‘ hoặc ‘space’ và từ đó chỉnh lại cho đúng mong muốn của họ.

§                    Kiểm tra lại đường dẫn, các vùng làm việc của khách hàng.

-                                  Kiểm tra đường dẫn vùng làm việc: Thường là đặt trong thư mục tên phần mềm (ví dụ C:/KTHC), nếu đơn vị yêu cầu tách ra thành các vùng riêng thì các vùng riêng này cũng đặt trong thư mục riêng của PM, ví dụ C:/KTHC/vung1.

-                                  Đối với PM có dữ liệu để trên mạng tại máy khác: Vũng dữ liệu trên máy khác phải được Share bỏ để chế độ Read-only, Map network drive của máy có dữ liệuvà coi đó như một ổ trên máy của mình đẻ làm việc.

d.                  YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ NGHIÊP VỤ CỦA CÁN BỘ DTSOFT

·                 Yêu cầu về trình độ nghiệp vụ ứng dụng (trong PM) của cán bộ DTSoft

-                                  Nắm được quy trình (hạch toán trong kế toán, trình tự nhập liệu của ứng dụng)

-                                  Biết kiểm tra sổ sách báo cáo

-                                  Biết phân tích báo cáo

·                 Nghiệp vụ kĩ thuật sử dụng PM:

-                                  Các thao tác nhập chứng từ ( các nội dung củ chứng từ: thời gian, loại chứng từ, định khoản, CLK, chi tiết chứng từ ...)

-                                  Vị trí và các chức năng trên menu của PM (tra cứ , xử lí dữ liệu).

·                 Nghiệp vụ sư phạm, cách hướng dẫn khách của cán bộ hỗ trợ

-                                  Phương pháp hướng dẫn kế toán thực hiện nghiệp vụ kế toán bằng máy-phần mềm.

-                                  Mục tiêu của cán bộ khi đến bảo trì khách hàng không chỉ đơn giản là sử lý dữ liệu mà còn phải dùng nghiệp vụ sphạm  của mình hướng dẫn bồi dưỡng kế toán phát huy hai năng lực tự khai thác và sử dụng PM.

e.                   KIỂM TRA NHẬP LIỆU CỦA KHÁCH HÀNG:

·                 Tạo ra qui trình nhập liệu chuẩn

-                                  Nên hướng dẫn khách hàng nhập liệu theo qui trình chuẩn đã qui định của DTSoft, nhưng cũng có rất nhiều khách có các qui trình khác nhau, nên cũng cần phải tôn trọng để hỗ trợ thành công cho khách hàng.

-                                  Khi cán bộ xuống hỗ trợ nên copy dữ liệu của khách hàng về Công ty. Sau đó khi cán bộ mới xuống khách hàng có thể xem trước dữ liệu cũ và trao đổi cán bộ cũ đã xuống khách hàng hổ trợ, để công việc tốt hơn.

·                 Kiểm tra qui trình nhập liệu:

-                                  Kiểm tra việc khai báo DL hệ thống (tất cả các dữ liệu mặc định cho việc nhập dữ liệu sau này).

-                                  Kiểm tra việc nhập các số dư của các thông tin liên quan (ví dụ các tài khoản -nếu là nghiệp vụ kế toán) hoặc là các bản ghi ban đầu cần thiết đối với các ứng dụng khác.

-                                  Nhập chính xác các chứng từ kế toán (với hạch toán các tài khoản) hoặc trình tự các bản ghi nghiệp vụ đúng theo qui trình

-                                  Kiểm tra nhập chính xác ngày tháng, nhập đủ và không bỏ sót các bản ghi chi tiết của các bản ghi chính.

f.                   KIỂM TRA CÁC SỔ SÁCH:

§                    Kiểm tra sự xem PM đã là phiên bản mới nhất theo chế độ chưa để đảm bảo kết xuất đúng.

§                    Yêu cầu kiểm tra đúng sai về sổ sách qua các kỳ kết xuất: Các dữ liệu trong sổ sách được sắp sếp theo trình tự thời gian, thường theo các tháng và các kì báo cáo theo một tiêu chí nhất định, trong mỗi  kì báo cáo này thường có số tồn đầu kì, chi tiết phát sinh trong kỳ (lần lượt theo thời gian), luỹ kế trong kỳ, luỹ kế từ đầu năm. Con số luỹ kế cuối kỳ này là số tồn kì sau.

-                                  Các số liệu còn dư kỳ trước

-                                  Số liệu nhập vào trong kỳ. Chú ý xem thứ tự của số liệu trong kỳ có đúng theo trình tự yêu cầu hay không.

-                                  Số liệu kết dư cuối kỳ phải chính xác.

·                              Kiểm tra sự chính xác của dữ liệu nhập vào, sau đó in các sổ, các BC từ máy đem so sánh với những số liệu tổng hợp của đơn vị (sổ tiền mặt, bảng đối chiếu dự toán, sổ chi HD,...) nếu khớp toàn bộ thì coi như chính sác , nếu sai có thể là do nhập thừa hoặc thiếu chứng từ. Lần lượt tra cứu, xử lý lỗi cho đến khi chính xác dữ liệu thì thôi.

·                              Khi dữ liệu đã sửa chính xác rồi thì cần lưu dữ liệu vào một vùng riêng- vùng dữ liệu chuẩn để khi cần có thể khôi phục lại.

·                              Riêng với KTHC cần kiểm tra các sổ sau:

-                                  Sổ tiền mặt, tiền gửi đã đúng chưa ?

-                                  Sổ theo dõi dự toán đã đúng chưa ?

-                                  Sổ theo dõi nguồn hoạt động đã đúng chưa ?

-                                  Sổ tổng hợp nguồn hoạt động đã đúng chưa ?

-                                  Sổ chi tiết chi hoạt động có đúng không ?

-                                  Tổng hợp chi hoạt động có đúng không ?

g.                  KIỂM TRA CÁC BÁO CÁO VÀ BẢNG TỔNG HỢP:

§                    Cần kiểm tra các báo cáo cơ bản về sự hợp lý và logic của các cột và các hàng trong từng báo cáo của sản phẩm phải bảo trì. Riêng KTHC cần kiểm tra các báo cáo sau:

-                                  Bảng cân đối

-                                  Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí sử dụng

-                                  Báo cáo kinh phí sử dụng đề nghị quyết toán

-                                  Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

-                                  Bảng đối chiếu dự toán ngân sách

-                                  Báo cáo hoạt động và SXKD.

-                                  Báo cáo tăng giảm tài sản cố định.

§                    Kiểm tra các số liệu kết xuất của các báo cáo qua các thời kỳ khác nhau hoặc các báo cáo khác nhau:

-                                  Kiểm tra số dư còn lại của báo cáo kỳ trước là số đầu kỳ của báo cáo kỳ sau

-                                  So sánh bảng cân đối với các báo cáo khác: ví dụ Sổ tiền mặt, Sổ tiền gửi, Sổ tài sản, Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí sử dụng, Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động phải khớp với số liệu trên Bảng cân đối tài khoản v.v….

-                                  Ví dụ kiểm tra BC tổng hợp THKP sử dụng: Kiểm tra nguồn KP năm trước chuyển sang = số dư 461 trên bảng CĐTK hay không. Kiểm tra nguồn KP được sử trong năm (theo nguồn có DT) có bằng Tổng Dự toán (Nợ 008) trên Bảng CĐTK hay không. Kiểm tra kinh phí đã sử dụng chờ QT có bằng Nợ 661 hay không.

Các bước trên nhằm kết xuất các Báo cáo qua các thời kì khác nhau và Đánh gia tổng thể các báo cáo kết xuất nhằm mục tiêu để nhận định đúng sai toàn bộ dữ liệu, là hai tiêu chí quan trọng để đánh giá qua hợp lí LOGIC của các dữ liệu nhập vào  và sự chính xác trong nghiệp vụ sử dụng PM.

h.                  CHUẨN VỀ CHỈNH SỬA VÀ BỔ SUNG

§                    Cách ghi chép mô tả vấn đề cần chỉnh sửa và bổ sung: theo đúng qui định của DTSoft

-          In bảng biểu sai cần chỉnh sửa.

-          Chỉ ra đường dẫn đến bảng biểu sai

-          Mô tả vấn đề sai và quy trình hạch toán

§                    Quy trình xử lý các vấn đề cần chỉnh sửa và bổ sung

-                                  Nếu vấn đề liên quan dữ liệu chuyển về cho VP hoặc Phòng HT xem xét

-                                  Nếu vấn đề chắc chắn là do PM thì gửi ngay về Phòng PM, theo dõi ChinhSPM xem đã có chưa, nếu có rồi thì thúc đẩy cán bộ được phân công sớm đưa vào.

 
Phụ lục 2:

CHUẨN DỊCH VỤ BẢO TRÌ  HỆ THỐNG

 

1. Kiểm tra và Bảo trỡ thiết bị:

Dụng cụ , công cụ cần mang

·                  Chổi quét sơn bản to , bản nhỏ, bàn chải nhỏ (đánh răng)

·                  Giẻ lau, cồn, nước tẩy rửa

·                  Dầu máy tra quạt

·                  Bình xịt thổi bụi

Nội dung công việc thực hiện

·                  Tiến hành vệ sinh bên ngoài các thiết bi như  màn hình , vỏ máy tính , m áy in  , chuột, bàn  phím

·                  vệ sinh các  quạt làm mát  như quạt nguồn ,quạt làm mát ,quạt vi xử lý. tra dầu các quạt nếu cần thiết

·                  Vê sinh các cánh nhôm tản nhiệt của các chipset , vệ sinh làm sạch các chân Ram, Pci,VGA

·                  Lắp ráp lại máy tính như cũ , Khởi động lại để chắc chắn rằng máy tính  hoạt động tốt

·                  Khi có sự cố về thiết bị máy tính  có trách nhiệm cử cán bộ chuyên môn đến kiểm tra và đưa ra cách xử lý, khắc phục đối với thiết bị. Cán bộ sẽ đánh giá hiện trạng linh kiện, khắc phục những sự cố linh kiện không phải thay thế. Nếu phải thay thế linh kiện sẽ tư vấn khách hàng lựa chọn linh kiện thay thế.

·                  Đề nghị bên bảo trì kí xác nhận đã hoàn thành tốt công việc 

 

2. Kiểm tra và bảo trỡ  Hệ điều hành và Office

Công cụ cần thiết

·                  Đĩa cài các phiên bản Window Xp , 2000 , Sever 20003 .Vista ...

·                  Đĩa driver tổng  hợp ( sound Vga lan máy in ..........)

·                  Các chương trình ứng dụng cơ bản  Office 2000 Xp .2003

·                  Các bộ gõ tiếng việt Viêtkey , Unikey .....

·                  Các ứng dụng khác như  Mtd 2002 , yahoo , adsee ,acrobat ,

Nội dung thực hiện

·                  Bật máy  để kiểm tra tổng thể

·                  Kiểm tra lại định dang ổ , Phân lại ổ nếu thấy cần

·                  Kiểm tra lại cấu hình mạng  : Kiểm tra lại địa chỉ IP ,DNS , tên máy .

·                  Truy cập thử vào Internet và mạng nội bộ

·                  Kiểm tra hòm thư : Kiểm tra lại  việc  gửi và nhận mail và các thiết lập In comming mail , outgoing  mail , định dang mail(mail Fomat)

·                  Chạy Defragmter chống phân mảnh đĩa

·                  Kiểm tra  lại việc in ấn của máy in và các thiết lập trang in

·                  Khắc phục cỏc sự cố của cỏc phần mềm hệ thống và ứng dụng (Windows, Office) theo yờu cầu của khỏch hàng, cỏc sự cố do virut gõy nờn.

·                  Hỗ trợ giải đáp sử dụng các phần mềm hệ thống và ứng dụng (Windows, Office) trong các lần xuống bảo trỡ thiết bị.

2. Kiểm tra và diệt virus

Chuẩn bị    

·                  Đĩa cài chương trình Anti virus cần thiết  : 1 của nuớc ngoài : kaspersky , sysmantech , bitdefend,.....................          1 của nội        Bkacv, D32 ....

·                  Các đĩa cài đặt window ,và các đĩa ứng dụng cần thiết trong trường hợp phải cài lại máy                             

Công việc tiến hành

·                  tiến hành tổng kiểm tra tinh trạng của máy xem máy có nhiễm vius không .

·                  Nếu máy chưa cài các phần mềm anti virus thì tiến hành các phần mềm anti này, cập nhật các bản update mới nhất , cài các hotfix vá lỗi Windown

·                  Nâng cấp  Phiên bản trình duyệt IE cũ lên IE7.0  và cài các bản vá lỗi cho IE7

·                  Bỏ các quyền guest truy cập  nếu cần thiết

·                  Tiến hành quét toàn bộ ổ cứng 1 luợt để diệt vius, sau đó khởi động lại máy tính

·                  Tiến hành chạy các ứng dụng của khách hàng  xem còn sử dụng được không .Nếu không chạy được thì cài lại cho khách hàng . 

 

Đăng bởi: BP. Phòng Ứng dụng Web - Ban quản trị website


Từ khóa: tin hoc he thong, tinh huong,

Bài viết cùng tác giả:

Các bài viết cùng chủ đề:

Chưa có bài viết nào

Các bài viết mới đăng:

Ý kiến khách hàng
Chúng tôi đánh giá cao vai trò lãnh đạo của những người điều hành của Công ty DTSoft và tính hiệu quả của phần mềm đối với công tác kế toán tại đơn vị Hành chính sự nghiệp...
Xem chi tiết...
DTSoftTube
Hỗ trợ trực tuyến

Ms Chuyền

Mr Lĩnh

Thông tin liên hệ
Hà Nội: 04 3821 3982
Hồ Chí Minh: 08 3716 0649
Vinh: 038 3597 397
Đà Nẵng: 0511 3935 011
Quy Nhơn: 056 3848 423
Nha Trang: 058 3551 903
Cần Thơ: 0710 3918 187
Thống kê website

Số khách trực tuyến: 240

Tổng số truy cập: 0

Chúng tôi trên Facebook